تعد إدارة الوثائق أمرا حيويا لكل من الأفراد والمؤسسات، حيث قد ينسى الأفراد بشكل دائم أين احتفظوا بوثيقة معينة أو في حال أرادو إرسالها أو مطالعتها، والأمر ذاته بالنسبة إلى المؤسسات التي يتعين عليها الحفاظ على وثائقها بطريقة موثوقة ومنظمة، ومع تطور التكنولوجيا الرقمية، ظهرت حلول جديدة لتسهيل عملية إدارة الوثائق وتحسين كفاءتها. واحدة من هذه الحلول المبتكرة هي تطبيق Aerodocs – Document Manager، الذي يقدم نظاما متكاملا لإدارة الوثائق الرقمية.
ويهدف التطبيق إلى تحويل عملية إدارة الوثائق إلى تجربة سهلة وفاعلة، حيث يوفر عديدا من الميزات المبتكرة التي تساعد الأفراد والمؤسسات على تنظيم وتتبع وتحديث ومشاركة الوثائق بكفاءة عالية، وأحد أبرز هذه المزايا هي إمكانية تحميل الوثائق وتنظيمها في تصنيفات وفئات مخصصة، ما يسهل عملية العثور على الوثائق المطلوبة، كما يتميز بنظام ذكي للبحث يساعد على العثور السريع على الوثائق عبر الكلمات الرئيسة أو العبارات.
ويمكن للمستخدمين من خلال التطبيق تحديث الوثائق بسهولة وفقا للتغييرات والتحديثات اللاحقة، كما يتم تخزين الوثائق بشكل آمن في السحابة السحابية، ما يضمن سلامتها واسترجاعها في أي وقت ومن أي مكان، إضافة إلى ذلك، يتيح التطبيق التعاون المشترك على الوثائق بين الفرق والأعضاء المختلفين، حيث يمكن للمستخدمين المشاركة في التحرير والتعليقات والتغييرات بشكل فاعل.
ومن حيث التعاون والمشاركة، يسمح التطبيق للمستخدمين بإدارة أنواع مختلفة من الوثائق، بما في ذلك العقود، والتقارير، والمستندات الفنية، والملفات المالية، والإرشادات والفواتير والوثائق الشخصية وغيرها، ويمكن تخصيص التطبيق وفق احتياجات المستخدمين وتفعيلها، بما في ذلك تعيين صلاحيات الوصول وضبط إشعارات التحديثات.
كما يوفر التطبيق إمكانية تخزين المستندات الحساسة في مجلد مشفر ومغلق، كما يحتوي على ماسح ضوئي لرقمنة المستندات الورقية، وميزة المصادقة لقفل المستندات.
